1.    Algemeen

Als Turnkring Excelsior Boven-Lo vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

 

Turnkring Excelsior Boven-Lo vzw

Zetel:  Eikenboslaan 22, 3010 Kessel-Lo

Emailadres: info@turnenbovenlo.be

 

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten en personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten.

 

2.    Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Turnkring Excelsior Boven-Lo vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

 

• Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
• Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding
  • Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)
  • Sportieve administratie in het kader van turnweekends,… (contractuele grond)
• Organiseren van niet-sportgerelateerde evenementen (contractuele grond)
• Promotie, PR en communicatie waaronder
  • Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s en groepsfoto's (gerechtvaardigd belang).
  • Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (enkel mits toestemming).
  • Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang).
  • Het filmen van de turnshow en de verspreiding hiervan naar de leden van turnkring Excelsior Boven-Lo vzw.

 

3.    Welke gegevens verwerken we?

Voor leden kunnen wij de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam
• Privé-contactgegevens: telefoonnummer, e-mail, adres
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, gegevens die rechtstreeks in verband staan met de sportbeoefening zoals medische gegevens
• Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer, …)
• Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

 

Voor de lesgevers additioneel ook de volgende gegevens:

• Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer
• Rijksregisternummer
• Opleiding en vorming

 

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact…).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

 

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

 

4.    Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

 

Momenteel maken wij gebruik van een derde partij (verwerker), namelijk One.com, voor het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting).

 

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden).

 

We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

 

5.     Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• De sportfederatie: Gezinssport Vlaanderen vzw
• Subsidiërende overheden: de stad Leuven
• Voor het turnweekend: Sporta

 

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

 

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

 

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

 

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

 

6.    Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

 

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

 

7.    Bewaartermijn

Turnkring Excelsior Boven-Lo vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

 

Turnkring Excelsior Boven-Lo vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 5 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking), behalve de naam, voornaam  en geboortedatum van de leden, die 20 jaar bijgehouden worden voor redenen van archivering van onze sportclub, en om eventuele nieuwe lesgevers te kunnen volgen.

 

8.    Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

 

• Alle personen die namens Turnkring Excelsior Boven-Lo vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

9.    Je rechten omtrent je gegevens

 

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

 

Je hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens  die we van jou ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

 

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

 

Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden.  Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

 

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

 

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag. 

 

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.  Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren).

 

10.         Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

 

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

contact@apd-gba.be

 

11.         Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Turnkring Excelsior Boven-Lo vzw kan van tijd tot tijd deze privacyverklaring steeds aanpassen.

De laatste wijziging gebeurde op 14 augustus 2018.